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Crée un espace Notion complet : Le Brief

Parcours

Étape 5 sur 11

Le contexte

BRIEFING MISSION

Tu passes côté prestataire. Un client, Scale³, te confie un brief : faire de Notion l'outil central de toute l'entreprise. À toi de concevoir l'espace complet qui répond à ses besoins.

Toutes les entreprises ont, au final, les mêmes besoins

1
Un CRM : les contacts, les produits, les parcours client
2
Des OKR : Objectifs, Résultats, Projets & Tâches
3
Une solution CKM (Corporate Knowledge Management) : les connaissances accumulées, les connaissances créées et les connaissances opérationnelles (les procédures et workflows)

Selon toi, quelles sont les bases de données indispensables pour gérer tout ça ? Si on prend chacun de ces trois domaines, comment peux-tu créer un système complet pour une entreprise ?

Le brief de départ tient en une phrase :

Scale³ souhaite faire de Notion son outil de base pour rendre plus facilement accessibles ses données et ses connaissances aux différents membres du personnel, centraliser les informations autour des prospects et renforcer l'efficacité opérationnelle grâce à un système de suivi des résultats, des projets et tâches.

Cette mission te permettra de :

comprendre les besoins fondamentaux d'une entreprise en matière de gestion d'informations
structurer un espace Notion efficace répondant aux besoins CRM, OKR et gestion des connaissances
préparer une solution complète pouvant être présentée à un client

Consigne & checklist

OBJECTIFS MISSION

Consigne et checklist

Ta mission, que tu choisis d'accepter épicétou, est de concevoir un espace Notion complet pour Scale³, une entreprise qui souhaite centraliser ses informations, optimiser ses processus et améliorer sa gestion des connaissances.

Tu devras analyser les besoins fondamentaux de l'entreprise (CRM, OKR, gestion des connaissances) et proposer une structure Notion complète qui réponde à ces besoins, en prenant en compte les différents profils d'utilisateurs et leurs accès.

La mission sera considérée comme réussie si…

Tu as analysé les besoins fondamentaux de l'entreprise en matière de CRM, OKR et gestion des connaissances
Tu as identifié les bases de données essentielles pour structurer l'espace Notion
Tu as créé une structure qui répond aux besoins spécifiques de Scale³
Tu as pris en compte les différents profils d'utilisateurs et leurs accès
Tu as proposé une solution complète qui pourrait être présentée au client

Pour aller plus loin

Une fois que tu maîtrises la création d'un espace complet basé sur un brief client, tu peux développer une activité de consultant Notion : accompagner les entreprises dans leur transition numérique et optimiser leurs processus de travail.

Le pas-à-pas

ETAPES

1
Analyse les besoins CRM · pour gérer efficacement les relations clients et prospects, structure :
- une base de données contacts complète, avec un minimum de bases de données mais des vues pour les découpages importants (prospects, clients, partenaires, membres du personnel…)
- un système de suivi des interactions et communications : où vas-tu choisir d'ajouter des notes, les renseignements qui ne rentrent pas dans les cases, les informations supplémentaires que tu récupères pendant les rencontres ?
- un pipeline de vente avec différentes étapes · quelque chose de simple et efficace, qui relie un contact, une offre et un produit
- un catalogue de produits et services, même si, à l'heure actuelle, tu as le minimum de produits possible (1, ce serait le mieux, en fonction du PROB et du TAPUCA)
2
Mets en place les OKR · pour le suivi des objectifs et résultats :
- définis la vision et les objectifs stratégiques de l'entreprise (attention : pas de chiffres dans les objectifs, les chiffres c'est pour les résultats)
- crée un tableau de bord de suivi des KPI / Résultats liés aux projets (ce n'est pas toujours la même chose, mais ça se discute)
- monte un système de gestion de projets et tâches : avec ou sans time-tracking, avec ou sans sous-tâches, avec ou sans étapes pour les projets
- prévois le reporting et les analyses de performances : avec formules, avec graphiques, avec vues particulières (Galerie 😍)
3
Structure le CKM · pour la gestion des connaissances de l'entreprise :
- organise la documentation interne : comment gérer les connaissances que l'on accumule, comment les classer, s'assurer de leur pertinence, établir un délai de validité
- crée des workflows et procédures standardisées : comment créer des SOP (Standard Operating Procedures), comment les réviser à intervalles réguliers…
- décide comment gérer tous les contenus créés : documentation ? posts de réseaux sociaux ? différentes versions d'un document de travail ? est-ce que les notes de réunion sont un contenu créé ?
4
Intègre et relie l'ensemble · pour assurer la cohérence du système :
- mets en place les relations entre les différentes bases de données
- crée des tableaux de bord personnalisés par fonction
- automatise les workflows entre les différents systèmes
- prévois un système de notifications et rappels
- ajoute une section Bibliothèque de connaissances pour le CKM
- monte un espace équipe avec annuaire et organigramme
- conçois chaque section avec des vues différentes pour s'adapter aux besoins de chaque type d'utilisateur
5
Gère les accès et la formation · pour une adoption réussie et une confidentialité maîtrisée, prévois :
- un système de gestion des droits d'accès basé sur les rôles (Membres standard et Builders)
- des ressources de formation pour les différents niveaux d'utilisateurs
- une documentation des procédures spécifiques à Scale³
- un plan de déploiement progressif pour faciliter la transition
6
Finalise la conception et prépare la présentation · pour rendre ta proposition présentable au client :
- crée une présentation visuelle de la structure proposée
- démontre comment chaque élément répond aux besoins spécifiques identifiés
- explique le processus de migration et de formation
- présente un calendrier de mise en œuvre réaliste

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Documentation & Template

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Correction

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